时间管理实用指南：用金钱思维来管理时间（下）

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编者按：为了避免每天都忙忙碌碌最终却一无所获，或者避免时间在不知不觉中就不见了这种感受，我们应该做好时间管理，有效利用每一分钟。这篇文章来自编译，作者在文中提出了通过金钱思维的方式来做好时间管理，同时分享了最大化利用有限时间的方法与工具，希望对你有所启发。这是系列文章的下篇，主要分享的是有效利用时间的方法与工具。

延伸阅读：时间管理实用指南：用金钱思维来管理时间（上）

图片来源：Unsplash.com @freestocks

二、在一天中创造更多的时间

就时间管理而言，如何有效利用你拥有的时间只是一方面。另一方面，你还需要通过各种有效策略，为你在一天中创造更多的时间。

显而易见的是，一天只有24小时，你不可能让一天变成25个小时。你唯一能做的，就只有最大化利用这24小时，让自己觉得你拥有更多的时间。

全神贯注

工作是我们一天中占比最大的时间块之一，大多数人都至少需要工作八个小时。然而，通过前一篇文章中介绍的时间审计，你可能会发现，自己本应该用在工作方面的时间，实际上并不是在工作。

外部因素和主观原因所引起的分心和干扰因素，会进一步削减我们真正的工作时间。八个小时的工作时间实际上可能只有七个小时、六个小时、五个小时，或者更少，但我们的工作量却一点也没有减少。大多数时候，我们没有从根本上解决导致分心的问题，而是选择加班来应对。

提出“心流”（Flow）这一著名概念的心理学家米哈里·契克森米哈赖（Mihaly Csikszentmihalyi）在其著作的《心流：最优体验心理学》（Flow: The Psychology of Optimal Experience）一书中分享了集中注意力的重要意义：

了解一个人是否能掌握自己的意识，可以观察其是否能够轻而易举地集中注意力、不被其他因素所干扰，并且在达成目标前始终能保持专注。能够做到这一点的人往往都会享受自己每一天的生活。

具体而言，你可以通过以下这些建议和方法来实现专注和心流状态，从而在生活中保持更集中的注意力，更好地平衡每一天的安排：

创造理想的工作环境：在杂闹和容易分心的环境中，我们很难保持专心工作。无论是工作空间到处堆满的文件，还是在开放办公空间里大喊你名字的同事，要真正实现并保持心流状态都是一种挑战。因此，你应该尽力创造一个有利于集中注意力的工作环境：确保办公桌整洁，戴上耳机以向他人表示自己正处于专注模式。如果可以的话，申请在家办公，为自己创造一个舒适理想的在家办公环境。

使用网站拦截软件或插件：让自己远离社交媒体信息流、实时新闻和在线“橱窗购物”。在工作期间，你可以借助Self Control（仅支持macOS系统）和 Freedom（支持Windows、MacOS、iOS和Android系统）等网站拦截软件来限制你登入可能会分散注意力的网站。

避免多任务处理：工作期间，如果来回切换不同的任务，你的时间利用效率就会大打折扣，注意力也会变得不集中。

捆绑任务

值得注意的是，这里的“捆绑任务”与多任务处理是不同的。捆绑任务主要强调的是将互补的任务捆绑在一起，从而创造出更多的时间。

虽然在工作时看电视可能会降低你的效率，但在陪伴孩子时处理一些杂项事务则可以帮助你同时优先处理多件事情。

同样地，当你通过散步来放松自己、保持健康的时候，也可以收听播客节目，探索求知欲，或者听着最喜欢的喜剧节目大笑出来。总之，你可以思考一下自己可以同时捆绑完成哪两项任务。

授权任务

在《每周不止168小时》（168 Hours: You Have More Time Than You Think）一书中，作者劳拉·凡德卡姆（Laura Vanderkam）提出，时间管理的一个很重要的方面就是要专注于你的核心竞争力：

从本质上来讲，个人核心竞争力强调的是可迁移能力。这些能力既非常重要，又具有实际意义。因此，就核心竞争力而言，必须是自己最擅长做的事情，但同时也是其他人几乎无法做好的事情。

与其把时间浪费在你表现一般或者可以授权其他人完成的事情上，你应该集中精力去做自己最擅长的事。除此之外，其他的事情都尽量授权给他人去完成。

在生活中收获最多的人，都会把尽可能多的时间花在核心竞争力相关的事项上，并尽可能少地去做其他事情。

就可以授权给他人完成的任务而言，主要有以下这几类：

非核心竞争力工作：把不需要借助个人核心竞争力来完成的工作全部授权给下属或其他有意完成的成员。如果你没有下属，那就需要向经理反馈，让他知道如果你能够将时间用于自己最擅长的项目上，那这将最有利于公司发展。

行政工作：如果你有个人助理或者虚拟助理，那你就可以将类似出行订票、账单支付、费用报销和其他消耗时间的不重要事项授权给他人完成。

家务活：如果你觉得打扫家庭卫生很麻烦，刚好又有能力支付这方面的费用，那你就可以请清洁工定期（比如一个月一两次）上门打扫家庭卫生。否则，你就可能需要跟自己的室友、伴侣和（或）孩子讨论清洁任务的分工。对此，你们可以制定清洁表，并张贴在显眼位置，让大家都能看到并了解自己的责任。

所谓授权，实际上就是为了更好地掌控自己的日程安排而放弃一部分责任。你节约下来的时间，可以用于完成最重要的事项，而不是最紧急的事项。

学会拒绝

除了授权之外，另一个可以考虑的策略就是一开始就不要接受这项任务。很多时候，我们都难以拒绝他人的请求，而说“不”似乎又违背了我们的本能。

无论是同事、家人或是朋友的请求，要想直接拒绝并不是一件容易的事，不过，我们也可以尝试在不感到内疚、粗鲁或自私的前提下，尝试说“不”。

你可以参考以下这些拒绝方式，并尝试应用于拒绝出席会议、拒绝额外工作或拒绝新的机会等场景。

拒绝出席会议：

XX您好：

感谢您邀请我参加这次会议！

遗憾的是，我手头上目前还有几件比较重要的事情，认真考虑过后，我认为还是应该优先处理A这件事。没有我的参与，我相信你们也一定可以做出这项决策（或者完成这个项目），但如果在（某个日期）前需要我的帮助的话，我也乐意提供任何有用的反馈信息。或者，如果需要的话，我也可以在周四或周五下午一点左右抽出15分钟的时间跟您面对面交流。

谢谢！

（落款）

拒绝额外工作：

XX您好：

这个项目看上去很有意思！通常我都乐意积极参与其中，但目前我还在处理B这件事情，在（某个日期）之前，我可能都没有时间来优先处理这个任务。

有没有可能将这个项目的截止日期往后推迟一点呢？如果不行的话，您认为我目前可以暂时先放下哪项工作，从而来参与这个项目呢？

谢谢！

（落款）

拒绝新的机会

XX您好：

感谢您为我提供这个机会，我感到很荣幸！遗憾的是，由于目前还有未完成的项目和任务，我恐怕无法参与其中。

您知道Y吗？他也是这个机会的不错人选，我非常乐意为您引荐。

另外，也希望我们可以保持联系，将来有机会再跟您一起合作。

谢谢！

（落款）

总之，如果新的任务或机会与你目前正在完成的重要事项相冲突时，并且这个任务或机会可能会占用你本来计划用于解决当前任务的时间的话，那你就应该直接拒绝。

自动化

虽然科技会偷走我们的时间，但也可以通过其他方式还回来。你可以借助自动化功能来减少你需要花在手动完成的事项方面的时间，从而在一天之中赢回几分钟甚至是几个小时的时间。

任务管理：你可以通过自动化规则将各种任务自动添加至你的数字待办事项清单中。比如，你可以借助自动化工作协作工具Automate.io将电商平台Shopify的订单自动转换为Todoist的待办事项，或者使用自动化工具Zapier将Gmail中新加星标的邮件转换为Todoist的待办事项。

银行与金融服务：设置账单自动还款，这样你就不会错过还款期限。还可以考虑设置自动转入储蓄或投资资金。

无论是完成副业项目还是陪伴兄弟姐妹，借助自动化功能都可以帮你节省很多时间，从而让你能够关注更重要的事情。

放松

通过休息来创造更多的时间让人觉得有违常理，但这的确是一种有效的方式。过度工作带来的压力会损害你的健康和幸福，也会对你的工作效率造成影响。

据梅奥医学中心（ Mayo Clinic）的研究，压力的常见副作用包括“焦虑”“缺乏动力和注意力”和“感到不堪重负”。在这些状态下，你很难完成工作或保持专注模式，同时还可能会出现拖延和焦虑等表现，甚至会觉得不堪重负，不知道该如何展开手头上的工作。

导致过度工作的情况并不完全在你的控制范围内。但你可以通过一些方法来避免压力产生的副作用，让你在工作中始终不会感到不堪重负或筋疲力竭：

稍作休息：根据经验，每工作一小时最好离开办公桌休息五分钟。当然，你也可以灵活调整工作与休息时间，前提是不会对你的工作造成影响。休息时，最好不要登录社交媒体。相反，你可以做一组快速拉伸运动、外出走动，或者和朋友或同事聊天。

到点就下班：工作日期间，下班时间到点后就尽快离开办公室或关闭电脑，不要再接着处理没有完成的工作邮件，晚上回家后也不要接听工作电话。最好还可以养成一个正式下班的习惯，比如下班前回顾当日的工作完成情况，并将办公桌面整理干净。

不要忘了休假：有假期一定要充分利用，每年都应该让自己休一段年假，期间远离工作。如果你无处可去，原地度假也是一种休假方式，你可以在假期游览自己所在的城市，或者只是单纯地宅在家。如果你是公司的管理人员，那你尤其应该给下属做好榜样，让他们也要学会休假放松。

锻炼：花时间锻炼身体，比如去健身房锻炼、外出散步，或者任何可以让自己保持身材的运动方式。如果你希望将社交活动与锻炼捆绑在一起，那你可以加入运动俱乐部，或者跟朋友们一起去远足。

睡觉：确保每晚都能有充足的睡眠，每晚最好能睡足七个半小时。良好的睡眠质量，能够让你在第二天醒来后感到神清气爽，从而更加容易地做好时间管理、保持高度集中的注意力。

在规划待办事项或安排时间块任务时，一定要把休息放松放在首位。同时，也需要注意不要过度休息，否则，除了安排待办事项以外，你可能还要面对如何安排休息时间的问题了。

三、使用正确的时间管理工具

就时间管理而言，你可以选择各种有效的工具。尽管有许多纸质产品供你挑选，但在后文中，我们将着重分享能帮助你管理每日任务的简单数字工具。

待办事项清单应用

你可以通过Todoist等待办事项清单应用，保持对当天待办事项的密切追踪，了解什么时候做什么事情。

首先，你需要估计每项任务的预计完成时间，然后为这项任务设置一个开始时间或完成时间块。你还可以将Todoist与谷歌日历等应用结合使用，从而直接通过日历查看各项待办事项，或者通过待办事项清单查看日程安排。

为了充分利用待办事项清单，更有效地做好时间管理，你可以将所有待办事情添加至你的清单中，比如跟朋友喝咖啡，或者清洁房间等等。通过待办事项清单罗列你的工作和个人安排，能让你对当天需要完成的所有事项形成一种全局意识。

日历

此外，你还可以通过数字日历应用来清楚了解每个小时都需要完成的事项。除了会议和活动安排，你还可以在日历中为其他待办事项添加时间块。

对此，推荐使用谷歌日历、苹果设备自带日历应用和Fantastical等日历应用。

无论选择哪种工具，你都可以随时关注和查看自己的日历，确保所计划的时间块能够真实反应你的目标和重要事项。

时间追踪工具

除了用于时间审计外，日常在时间管理过程中，也可以通过时间追踪工具来了解自己的时间利用情况，确保自己在时间利用方面没有偏移轨道。此外，在我们分心的时候，还可以通过时间追踪的方式及时发现这一问题，并再次让自己关注当前最重要的事项。

前文中提到的Toggl和RescueTime等工具，都是值得推荐的好用工具。

写在最后

就时间管理而言，大多数效率专家都绕开了一个重要又明显的限制性因素，即我们无法完全掌控自己的时间。

从传统角度来看，时间管理告诉我们，如果我们能够完美计划并优先安排重要事项，我们就能过好每一秒的生活——我们能够与他人保持和谐的人际关系、在职场中获得晋升，并且还能做到每周锻炼五次。

这种说法并不能称之为有错。往好了说，它仍然是不完整的，往差了说，它会让我们抱有不切实际的期望，让我们在没有做好时间管理的时候感到内疚、丧失信心。

有时候，即便我们一切都规划得很完美，但还是会经历时间在不知不觉中就流逝了的情况。当小孩子耍脾气而夺走了你的早晨，或者近在眼前的截止日期意味着要熬夜加班时，我们的时间预算就变得无关紧要，保持平衡的想法也变得荒唐可笑。

但与其深受无法管理时间的愧疚折磨，不如进一步认识到底什么才是时间管理——它并不是一套追求完美的系统，而是让你不断进步的系统。

即便我们无法优先处理重要事项，但能够明确哪些是我们的重要事项仍然具有重要意义。即便我们无法完全按照计划利用我们的宝贵时间，但能够意识到自己的时间用在了哪些方面也具有重要意义。即便我们无法坚持自己的计划，每日计划仍然是一个非常重要的习惯。

只要我们始终能够回顾时间管理原则，并通过有关策略来保持专注、减少分心，我们的每一分钟、每个小时和每一天都将过得更加有意义，让人更加难忘。至少，我们可以真正地获得更多的时间。

译者：俊一

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